چگونه يك صورتجلسه بنويسيم؟
الف ) جلسه
قبل از ورود به بحث پیرامون صورت جلسه لازم است بدانیم که جلسه چیست ؟ به چه منظور تشکیل می شود ؟ و تحت چه شرایطی مصداق پیدا می کند ؟
جلسه در لغت به معنی نشستن برای رسیدگی و گفتگو درباره امری. در اصطلاح معنوی لغوی خود رانیز حفظ نموده و می توان گفت : گردهمایی صاحب نظران و یا مسئولان بر اساس وظایف یا ماموریت های محوله در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون حلو فصل یک معضل اداری و یا اجتماعی و یا ............ جستجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب برای آن و یا اتخاذ تصمیم درباره نحوه اجرای امری خاص . بدیهی است تصمیمات متخذه در این گونه جلسات به دلیل آثار تبعی ان باید به نوشته درآید .
ب ) ارکان جلسه
با عنایت به تعریف فوق ، جلسه هنگامی مصداق پیدا می کند که تجمع ارکان چهارگانه یعنی : اعضاء جلسه ، دستور جلسه ، در زمان معین و مکان مشخص حاصل شده باشد .
برای توضیح بیشتر ایجاب می نماید که به شرح هر یک از ارکان جلسه و هم چنین شرایط تحقق آن ولو به طور اختصار بپردازیم .
اعضاء جلسه – به شرکت کنندگان در جلسه اعضاء جلسه گفته می شود . شرکت و حضور اعضاء در جلسه
واژه جلسه: ممکن است جزء وظایف سازمانی ان ها باشد . مانند بعضی از وزراء و مسئولین که به دلیل پست مورد تصدی خود ، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های دولتی وابسته به وزارت خانه پست تحت سرپرستی خود را برعهده خود ، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های وابسته به وزارت خانه تحت سرپرستی خود را بر عهده دارند . مانند ریاست مجامع عمومی شرکت های دولتی که اغلب بر اساس اساسنامه و قانون تشکیل آن با وزیر وزارت خانه مربوطه است ، یا اینکه به موجب تفویض اختیار و ارجاع نمایندگی از طرف مقام یا یک واحد سازمانی در جلسه حضور یابند . در برخی از جلسات که به موجب قانون یا آئین نامه ای ویژه تشکیل می شود ، سمت شرکت کننده در جلسه از قبل تعیین و ابلاغ گردیده است .
دستور جلسه : هدف از تشکیل جلسه قبلا مشخص گردیده و به طور مکتوب تحت عنوان دستور جلسه برای شرکت کنندگان ارسال می گردد . وجود دستور جلسه مدون و مکتوب علاوه بر آنکه باعث می شود که مذاکرات از مسیر اصلی خود منحرف نشود ، به شرکت کننده این امکان را می دهد که قبلا مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه نموده و عندالزوم در زمینه موضوع مطالعات لازم را به عمل آورد . قدر مسلم علاوه بر اینکه وقت جلسه بیهوده هدر نمی شود به کارائی جلسه به طور قابل ملاحظه ای افزوده می گردد .
زمان جلسه : زمان و تاریخ تشکیل جلسه و هم چنین ساعت شروع آن به طور دقیق از قبل تعیین و به اطلاع شرکت کنندگان ضمن ارسال دعوت نامه و یا به طرق مقتضی دیگر رسانیده می شود . در جلساتی که حالت استمرار دارد ، هنگام آغاز و زمان پایان نیز قبلا توافق و در دعوت نامه قید می شود . ولی در جلسات اتفاقی که فقط برای یک مرتبه تشکیل شده است ، پایان جلسه نامشخص می باشد که این خود نمی تواند توجیه منطقی داشته باشد . چرا که اغلب مدیران زمان حال با کمبود وقت مواجه بوده و ناگزیر به زمان بندی کاری خود هستند . بنابراین نمی توانند در جلسه ای که پایان ان مشخص نیست شرکت نمایند .
مکان جلسه : مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود . محل برگزاری جلسه در جلسات عادی و اداری از پیش تعیین و ضمن دعوت نامه به استحضار شرکت کنندگان می رسد . لازم به ذکر ا ست که برخی از جلسات می باید در محل خاصی تشکیل شود تا جنبه رسمیت به خود گیرد . ( مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف که باید در محل آن تشکیل گردد. )
سازمان جلسه : حال که درباره ارکان جلسه بحث شد ، بد نیست مختصری درباره سازمان صحبت شود تا شناخت کامل از جلسه به عمل آمده باشد .
معمولا در هر جلسه ای یک نفر به عنوان رئیس ، چند نفر هم به سمت دبیر جلسه شرکت دارند . سازمان مزبور عمومیت داشته و در کلیه جلسات رسمی می تواند صادق باشد . اداره امور جلسه با رئیس جلسه است . رئیس ممکن است در همان جلسه به وسیله شرکت کنندگان انتخاب گردیده باشد . یا اینکه به موجب مقررات و قوانین خاص از قبل نعیین گردیده باشد .
هدایت و رهبری جلسه با رئیس است . وظایف دیگر او تعیین وقت صحبت برای اعضاء جلسه می باشد . موظف است که مراقبت نمایند جلسه از مسیر اصلی خود خارج نشود و یا صحبت های متفرقه موجب اتلاف وقت فراهم نگردد . رئیس جلسه مانند سایر اعضاء دارای یک رای می باشد . به دلیل رئیس بودن امتیار ویژه ای به وی تعلق نمی گیرد . در برخی از جلسات ممکن است به موجب مقررات و قوانین امتیاز ویژه ای برای رئیس در نظر گرفته شده باشد . مثلا هنگامی که آراء موافق و مخالف مساوی باشد ، ملاک تصمیم در تصویب یا عدم تصویب موضوع وجود رای رئیس در هریک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود .
اعضاء جلسه هر یک به نوبه خود دارای وظایفی هستند . از آن جمله مطالعه کافی و کسب اطلاعات لازم پیرامون دستور جلسه ، بررسی مسائل و استنتاج منطقی ، رعایت بی نظری و بی طرفی در امور و ارائه نظرات لازم و اجتناب از پراکنده گوئی و خارج نشدن از موضوع . هر یک از اعضاء جلسه معمولا دارای یک رای می باشند .
دبیر جلسه ممکن است از بین اعضاء جلسه به عنوان دبیر در همان جلسه انتخاب شود . در عمل این نوع انتخاب نتیجه مناسبی نداشته چون اغلب مشاهده گردیده است که دبیری که سمت عضویت داشته است نتوانسته در انجام وظایف محوله بی طرفی خود را حفظ نماید . بنابراین بهتر است که دبیر جلسه از بین اعضاء جلسه نبوده و حق رای هم نداشته باشد .
وظایف دبیر جلسه عبارتند از :
- تهیه دعوت نامه برای هر یک از اعضاء و ارسال آن و حصول اطمینان از اینکه دعوت نامه به دست عضو رسیده است .
-نظارت بر آماده شدن محل جلسه و حصول اطمینان از اینکه لوازم و ابزار کار اعضاء در دسترس است .
-تنظیم صورت جلسه و به امضاء رساندن آن .
-ارسال نسخه ای از صورت جلسه برای اعضاء جلسه .
-بایگانی سوابق جلسه در صورت لزوم .
حضور تمامی اعضائ در جلسه الزامی است . در صورت غیبت هریک از اعضاء مراتب در صورت جلسه منعکس می گردد . معمولا برای رسمیت یافتن جلسه حضور تعداد معینی از اعضاء الزامی است .
(در دعوت نامه معمولا ، دستورجلسه ، زمان شروع ، زمان خاتمه ، محل جلسه قید می شود و طوری ارسال می گردد که حداقل 72 ساعت قبل از تشکیل جلسه به دست شرکت کنندگان برسد.)
2- صورت جلسه :
صورت جلسه در لغت به معنی ، نوشته ای که در آن خلاصه گفتگوهای اعضاء مجلسی ذکر شده باشد ، ورقه ای که در آن شرح واقعه شود . از دیدگاه حقوقی ، صورت جلسه (یا صورت مجلس) ورقه ای است که یک مقام رسمی ( قاضی و پلیس و یا غیره ) در آن یک عمل قضایی یا یک عمل خارجی ( مانند ضرب و جرح و قتل و غیره ) را به منظور اثبات یک واقعه مدنی یا کیفری یا اداری ثبت می کند .همان طور که از معانی آن مستناد می گردد ، صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته می شود که : در بردارنده مطالب مطروحه ، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد .
