استقرار سیستم های نرم افزاری و سخت افزاری مناسب در واحد کارگزینی حسابداری و حقوق و دستمزد با توجه به تنوع سیستم های یکپارچه موجود در بازار در خصوص مسایل اداری مالی می توان با رعایت صرفه و صلاح شرکتها و همچنین سنجش نیازهای واحد های تجاری سیستم مورد نظر را انتخاب و خریداری نمود. بعد از خرید سیستم های یکپارچه اطلاعاتی را بایستی در خصوص تعریف کارکنان و فرمهای ورود اطلاعات،مراکز هزینه،فرمهای گزارش گیری اقدام نمود که نکته بسیار مهم بعد از خرید نرم افزار می باشد.

در سیستم های مکانیزه  به دلیل قابلیت تعریف سطح کاربری استغاده کنندگان از نرم افزارهای موجود قابلیت و اعمال کنترلهلی داخلی مناسب به صورت راحت و صحیح امکان پذیر می باشد.

جمع آوری و نگهداری اطلاعات شخصی پرسنل:

واحد کارگزینی در شرکتها هنگام استخدام کارکنان و نیروی انسانی اقدام به اخذ مدارک لازم از جمله مدارک زیر می نمایند:

1- فتوکپی شناسنامه

2- عکس

3- اطلاعات و سوابق تامین اجتماعی (در صورتی که سوابق کاری بیمه شده را داشته باشد)

4- سوابق کاری و اخذ گواهی نامه های تایید شده در واحد های تجاری قبلی

5- اخذ گواهی عدم سوء پیشینه

6- اخذ گواهی عدم اعتیاد به مواد مخدر

7- اخذ معافیت پزشکی خاص(توضیح اینکه این گزینه برای شرکتهایی که نیازمند دارا بودن سلامتی جسمی و روحی می باشد اخذ می گردد.و همچنین شرکتهایی که از نظر قانون به عنوان مشاغل سخت و سنگین تشخیص داده شده اند معاینات خاصی را انجام می دهند).

2-صدور احکام پرسنلی:

صدور احکام پرسنلی از طریق واحد کارگزینی و با رعایت موارد زیر انجام می گیرد:

1- رعایت قانون کار و امور اچتماعی و بخش نامه های صادره از طریق وزارت کار و امور اجتماعی.

2- رعایت طرح طبقه بندی مشاغل که به تایید اداره کار و امور اچتماعی رسیده باشد.(توضیح اینکه طرح طبقه بندی مشاغل در شرکتهایی که دارای پرسنل بیش از 50 نفر می باشد لازم اجرا می باشد).

3- توجه به سوابق کاری مرتبط و غیر مر تبط

4- توجه به میزان تحصیلات

5- توجه به پست سازمانی و خدماتی که می بایستی فرد در سازمان یا واحد تجاری باید انجام دهد.

6- توجه به آئین نامه های استخدامی و داخلی واحدهای تجاری.

واحدهای کارگزینی بعد از لحاظ کردن مراحل فوق اقدام به صدور احکام پرسنلی می نماید و در طول

سال در صورت تغییر در قوانین موضوعه مرتبط یا ارتقاء کارکنان و شروع هر سال مالی مجددا احکام جدیدی را صادر خواهد کرد و تاریخ اجرای حکم نیز درج خواهد شد. ضمنا لازم به توضیح می باشد که احکام پرسنلی در شرکتهای خصوصی می بایستی به تائید مدیر امور اداری و مدیر عامل رسیده باشد.

تعداد نسخ احکام پرسنلی:

معمولا احکام پرسنلی در چهار نسخه صادر می گردد.یک نسخه کارمند ،یک نسخه پرونده کارگزینی کارمند،یک نسخه واحد امور مالی و یک نسخه اداره کار و امور اجتماعی.

تنظیم لیست حقوق و دستمزد:

دایره حسابداری معمولا در پایان هر پانزده روز و یا در پایان هر ماه به تهیه لیست حقوق و دستمزد کارکنان برای همان مدت اقدام می نماید.لیست حقوق و دستمزد از قسمتهای مختلفی تشکیل شده است که هر قسمت براساس قانون کار و با توجه به اطلاعات گردآوری شده از دایره کارگزینی ،دایره حضور و غیاب ،دایره ثبت اوقات کار و کارتهای مربوط ، همچنین قراردادهایی که کارفرما با کارگران منعقد نموده تکمیل می گردد.

لیست حقوق و دستمزد دارای قسمتهایی به منظور درج دستمزد کارعادی، اضافه کاری، نوبت کاری، شب کاری، دستمزد ایام مرخصی و تعطیلات رسمی، فوق العاده ها (حق اولاد، حق مسکن، خواربار، کمکهای غیر نقدی و حق ایاب و ذهاب)، جمع حقوق و مزایا، کسور مربوط به دستمزد قابل پرداخت و نیز حق بیمه های اجتماعی، سهم کارفرما و.... می باشد.