روزگار نو

ب- محاسبه و تنظيم بر روي فعاليتهاي شبكه ، كه در واقع همان "برنامه ريزي زماني" شبكه مي باشدو عبارتند از:

1-    انجام محاسبات  Forward path با استفاده از قوانين آن در CPM

2-    انجام محاسبات  Backward path با استفاده از قوانين آن در CPM

3-     تعيين وقايع بحراني

4-  انجام محاسبات مربوط به Free float (آزادي عمل آزاد) و Total float (آزادي عمل كلي) براي هريك از فعاليتها و وقايع شبكه. Total Slack

5-     تعيين فعاليتهاي بحراني با توجه به قوانين آن

6-      تعيين مسير بحراني يا مسيرهاي بحراني و كل زمان اتمام پروژه (با استفاده از بند 4و 5)

7-     تجزيه و تحليل لازم بر روي مسير بحراني و مسيرهاي غير بحراني

ج- تخصيص منابع براي هر يك از فعاليتها يا همان " برنامه ريزي منابع" شبكه، كه عبارتند از :

-1 تنظيم منابع و امكانات موجود براي فعاليتها، با توجه به سقف موجودي هر يك از منابع و زمان دسترسي به آنها.

-2 برنامه ريزي Optimum منابع براي فعاليتها:

در اين مرحله، از الگوريتم هاي موجود براي Resource Leveling استفاده مي كنيم. در برنامه ريزي Optimum

منابع، امكان تغيير مسير بحراني و لذا تغيير زمان اتمام پروژه بسيار زياد است. بنابراين در برنامه ريزي منابع ممكن است جاي فعاليتها تغيير كند لذا نياز به طراحي مجدد شبكه داريم. همچنين در برنامه ريزي منابع لازم است تمام مراحل قسمت "ب" را مجدداً تكرار كردن تخصيص منابع براي فعاليتها ممكن است چندين Optimum كنيم. اين عمل تكرار بمنظور بار اتفاق افتد.

بايد توجه داشت كه در موقع طراحي شبكه هيچيك از منابع و امكانات كار و هزينه هر يك از آنها و حتي زمان انجام فعاليتها در نظر گرفته نمي شود و فقط با توجه به ارتباط منطقي فعاليتها ترسيم شبكه انجام مي گيرد.

د - كنترل و به هنگام نمودن فعاليتهاي پروژه يا Updating شبكه

كنترل شبكه عبارتست از مقايسه حقايق اجرائي پروژه با برنامه هاي پيش بيني شده و بررسي نتايج حاصل بمنظور تصميم گيري صحيح در مورد برنامه هاي آتي . اين عمل كنترل، زماني انجام مي گيرد كه پروژه از مرحله برنامه ريزي )پيش بيني ( گذشته و به مرحله اجراء ) واقعيت ( رسيده باشد.

بدلايل مختلفي ممكن است نتايج حاصله از برنامه ريزي، با اجراي حقيقي پروژه مطابقت نداشته باشد كه بعضاً ميتواند موارد ذيل باشد:

الف- دقيق نبودن زمانها، كه در آنصورت نياز به بررسي مجدد زمان گذاري فعاليتها خواهد بود.

ب- تغيير شرايط اجرائي فعاليتها در طول مدت اجراي پروژه ها.

حوادث پيش بيني نشده و امثال آن ايجاب مي كند كه در فواصل و پريودهاي زماني مختلف، ضمن كنترل اجراي پروژه تغييرات لازم برمبناي حقايق موجود داده شود و شبكه مربوطه مجدداً مورد محاسبه قرار گيرد تا خطاهاي احتمالي فعاليتهاي انجام شده در قسمتهاي بعدي شبكه كه هنوز بمرحله اجرا نرسيده اثر نگذارد. اين عمل را بروز در آوردن يا UPDATING مي نامند.

جهت انجام عمل بروز در آوردن بايستي با در نظر گرفتن نكات ذيل، شبكه مجدداً محاسبه شود:

-1 روزيكه عمل كنترل انجام شده و اطلاعات موجود جمع آوري گرديده است ( updating Time) بجاي روز صفر كه قبلاً بعنوان مبناي شروع در محاسبات رفت( forward path) پروژه مورد استفاده قرار گرفته بود، در اين محاسبه مبنا خواهد بود.

-2 مدت زمان لازم جهت اجراي كليه فعاليتهائي كه تا تاريخ كنترل باتمام رسيده اند مساوي صفر مي باشد.

-3 براي فعاليتهائي كه در زمان كنترل در حال اجرا بوده و فقط قسمتي از عمليات آنها انجام شده است، بقيه زمان لازم جهت تكميل آنها بعنوان زمان كلي اجراي فعاليت منظور مي گردد.

-4 مدت زمان انجام فعاليتهائي كه تا تاريخ كنترل شروع نشده اند، همان زمان پيش شده قبلي است مگر در مواردي كه زمان مربوطه مورد تجديد نظر قرار گرفته و تغيير يافته باشد.

بنابراين در مرحله كنترل ممكن است بلحاظ تصميم گيريهاي جديد در طراحي اوليه شبكه تغييراتي ايجاد شود، همچنين با توجه به چهار بند فوق، ضرورت تكرار تمام اجزاء بند "ب" در مرحله كنترل حتمي هست. بهمين دليل ممكن است بعد از اجراي چهار مرحله فوق، مسير بحراني تغيير كرده و زمان شروع و خاتمه بعضي از فعاليتها و نيز زمان اتمام پروژه كم يا زياد شود.

همچنين ممكن هست بعلت " تغيير شرايط كار" ، وضعيت دستيابي و تهيه منابع و در نتيجه تخصيص آنها به فعاليتها تغيير كند، كه در آنصورت در مرحله "كنترل" اين تغييرات در نظر گرفته مي شود .بنابراين امكان اينكه مرحله "ج" تماماً در مرحله كنترل بهنگام نمودن پروژه تكرار گردد بسيار زياد است. بعبارتي در مرحله "كنترل و بهنگام نمودن پروژه" امكان دارد تمام مراحل طراحي پروژه را به نحوي تكرار كنيم.

ح- بررسي و تجزيه و تحليل شبكه فعاليتهاي پروژه از نظر هزينه و زمان يا " برنامه ريزي هزينه " شبكه.

در اين رابطه موارد ذيل را مورد توجه قرار مي دهيم:

-  عامل هزينه يكي ا زعوامل اصلي اجراي يك پروژه است.

- تا قبل از اين مرحله فقط زمان و منابع مورد نياز فعاليتهاي يك پروژه را  Optimum كرديم. اما لازم است هزينه اجراي فعاليتها، كه يكي از عوامل اصلي در اجراي پروژه است، در رابطه با زمان و منابع مورد نياز فعاليتهاي پروژه را

Optimum  كنيم.

- تاثيري كه تخصيص منابع بر اجراي پروژه مي گذارد در واقع در هزينه پروژه خلاصه مي شود .بنابراين اگر هزينه و زمان را براي يك پروژه اپتيمم كنيم، در واقع هر سه عامل زمان، هزينه و منابع را براي اپتيمم كردن پروژه در نظر گرفته ايم.

- هزينه اجراي فعاليتها مي تواند راهنماي تصميم گيري در مورد فشرده نمودن مدت زمان انجام فعاليتها و يا تغيير روش اجراي فعاليتهاي بحراني پروژه باشد.

- براي مشخص نمودن هزينه و زمان يك فعاليت ( و نهايتاًٌ فعاليتهاي يك پروژه ) از يك منحني رياضي بنام منحني "زمان و هزينه" استفاده مي شود.

- معمولاً از حالات متفاوتي كه براي اجراي يك فعاليت در نظر گرفته مي شود، يكي حالت اجراي نرمال و ديگري حالت اجراي فشرده آن است . نقطه نرمال مبين حالتي است كه مجري با "كمترين هزينه" فعاليت را انجام دهد و نقطه فشرده نقطه ايست كه مجري در "كوتاهترين زمان ممكن" و "با حداقل افزايش هزينه" نسبت به نقطه نرمال، فعاليت را بانجام رساند.

- در بررسي هزينه و زمان اجراي پروژه، دو نوع هزينه در نظر گرفته مي شود، هزينه مستقيم ، كه مستقيماً با اجراي فعاليتها در ارتباط است و هزينه غير مستقيم كه با اجراي كل پروژه در ارتباط بوده و مستقيماً به اجراي فعاليتها مربوط نمي شود.

- هدف از بررسي هزينه و زمان اجراي يك پروژه، بيشتر كم كردن اجراي كل پروژه با حداقل افزايش هزينه هست.

در اين رابطه الگوريتم خاصي وجود دارد كه در محاسبات از آن استفاده مي گردد.

- با ترسيم دو منحني، هزينه مستقيم و غير مستقيم و منحني هزينه كل (كه از جمع رياضي دو منحني هزينه مستقيم و غير مستقيم بدست مي آيد)  بر روي محورهاي مختصات زمان و هزينه و بدست آوردن نقطه مي نيمم منحني هزينه كل، در واقع به نقطه مطلوب و اجراي Optimize پروژه رسيده ايم. بنابراين نقطه مي نيمم منحني هزينه كل در واقع بيانگر مي نيمم هزينه كل پروژه ( مجموع هزينه مستقيم و غير مستقيم ) و بهترين زمان ختم پروژه ( كه بين زمان ختم در حالت نرمال وزمان ختم در حالت فشردگي هست)  مي باشد.

منحني هزينه كل مي توانيم به نقاط مطلوب براي منحني هزينه Optimize بنابراين از نقطه مستقيم و منحني هزينه غير مستقيم و زمان ختم پروژه برسيم.

-  بايد توجه داشت كه "هزينه" اجراي فعاليتهاي پروژه نيز مي تواند يكي از عوامل مورد نظر در "كنترل و بهنگام نمودن" پروژه باشد.

همانطوركه ملاحظه شد "سيستم كنترل پروژه" كه يك سيستم اطلاعاتي علمي است، پروژه ها را از نقطه نظر سه عامل: هزينه، زمان و منابع مورد كنترل قرار مي دهد و مراحل مختلف براي اجراي اين سيستم شامل عمليات ذيل مي باشد:

طراحي يا طرح ريزي شبكه فعاليتهاي پروژه به روش CPM

- محاسبه و تنظيم بر روي فعاليتهاي شبكه پروژه

- كنترل پيشرفت فعاليتهاي شبكه پروژه

بعبارتي ديگر:

* طرح ريزي پروژه همان طراحي شبكه فعاليتها مي باشد كه توضيح داده شد.

* محاسبه و تنظيم شبكه پروژه كه شامل سه مرحله زير بود:

-1 محاسبات زماني پروژه

-2 محاسبات منابع كاري پروژه

-3 محاسبات هزينه هاي پروژه

كه در اين رابطه سه نوع برنامه ريزي زماني، برنامه ريزي منابع و برنامه ريزي هزينه، فوقاً شرح داده شد.

* كنترل پروژه، كه شامل يك سيستم اطلاعاتي براي تهيه گزارشات لازم مي باشد، بصورتي كه مديريت و افراد مسئول پروژه بتوانند به آساني پيشرفت فعاليتهاي پروژه را در مطالعه گزارشهاي بدست آمده مورد بررسي قرار داده و تصميمات لازم را اتخاذ نمايند.

سيستم اطلاعات مديريت علمي كنترل پروژه كه در واقع با فكر انسان طراحي و ايجاد شده توسط روشهاي دستي كاملاً عملي است ولي چنانچه تعداد فعاليتهاي شبكه پروژه زياد باشند و بخواهيم كليه علمليات فوق را به روش دستي انجام دهيم وقت زيادي را مي برد و قطعاًٌ خالي از اشتباه (بعلت زيادي عمليات و وجود خطا در محاسبات ) نخواهد بود، لذا سعي شده است اين محاسبات و كلاً عمليات رياضي و تهيه گزارشات مورد نياز در سيستم كنترل پروژه، توسط كامپيوتر انجام شود، لازم است اطلاعات اوليه را تا انتهاي مرحله "طراحي شبكه " از طريق فرمهاي ورودي مخصوص كه بهيمن منظور طراحي مي كنيم به كامپيوتر داده، آنگاه تمام عمليات مربوط به دو مرحله: "محاسبه و تنظيم" و " كنترل" توسط كامپيوتر انجام گيرد و گزارشات كامپيوتري مربوط به هر يك از مراحل مذكور جداگانه تهيه گردد.

بسته هاي پيش نوشته شده كامپيوتري كنترل پروژه ( Packages)كه عمليات فوق الذكر را  بر روي كامپيوتر انجام م يدهند، مختلف هستند بعضي از اينها PROMIS و ARTEMIS و PROJACSو ... ميباشند كه از ميان اين سيستمها كه قابل نصب بر روي كامپيوترهاي بزرگ IBM/370 / و مدلهاي بالاتر ميباشند، قويترين و مناسبترين آنها، سيستم آناليز و كنترل پروژه  PROJACS مي باشد.

همچنين بسته هاي پيش نوشته شده كامپيوتري كنترل پروژه قابل نصب بر روي ريز كامپيوترهاي PC تاكنون طراحي و نوشته شده اند كه توانائي انجام عمليات فوق الذكر را در محدوده اي كوچكتر نسبت به كامپيوترهاي بزرگ و با امكانات كمتري نسبت به آنها دارند مانند سيستمهاي  P3e , MSP , SPE, TIMELINE, HPM, PMA و ...كه اختلافات جزئي وگاهاً اختلافات زيادي از لحاظ امكانات جانبي كامپيوتري در استفاده از اين سيستمها مشاهده مي شود.

در اين رابطه، جهت بررسي و روش استفاده كلي از سيستم هاي كامپيوتري كنترل پروژه كه در برنامه ريزي و كنترل بر اجراي طرحها و پروژه ها مورد استفاده قرار مي گيرند، ميباستي به مقالات مر اجعه گردد.

منابع و مآخذ:

[1]. رضائیان، علی؛ اصول مدیریت، تهران، سمت، 1376، چاپ هشتم، ص86.

[2]. همان، ص113.

[3]. حاج‌شیرمحمدی، علی؛ مدیریت و كنترل پروژه، اصفهان، انتشارت جهاد دانشگاهی، 1378، چاپ اول، ص22.

[4]. حاج‌شیرمحمدی، علی؛ ص23-22.

[5]. نادری‌پور، محمود؛ برنامه‌ریزی و كنترل پروژه، تهران، سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی كشور، 1379،  چاپ چهارم، ص114- 105.

[6]. حاج شیر محمدی؛ ص106- 104.

[7]. رابینز، استیفن‌پی‌دی و ‌سنزو، دیوید ای؛ مبانی مدیریت، سیدمحمد اعرابی و محمدعلی حمیدرفیعی، تهران، دفتر پژوهش‌های فرهنگی، 1379، چاپ اول، ص 115.

[8]. نادری‌پور، محمود؛ ص189.

[9]. انستیتیو مدیریت پروژه آمریكا، دانش مدیریت پروژه، حمید آلادپوش، مركز فرهنگی-انتشاراتی حامی، 1380، چاپ دوم، ص103.

[10]. حاج شیر محمدی؛ ص41- 38.

[11]. انستیتیو مدیریت پروژه آمریكا؛ چاپ دوم، ص154-153.

[12]. حاج‌شیرمحمدی علی؛ ص25.