تدوین برنامه سنجش

برای انجام سنجش باید برنامه مناسبی تدوین گردد تا بتوان از جمع آوری داده های درست و بموقع اطمینان حاصل نمود. در یک برنامه سنجش عملکرد فرآيند بایستی به سئوالات ذیل پاسخ داده شود:

1- چه چیزی سنجش خواهد شد.

مورد سنجش باید بطور روشن و اختصاصی تعریف شده باشد تا همگان درک یکسانی از آن داشته باشند.

2- چه تعداد داده جمع آوری خواهد شد.

با توجه به فراوانی و تکرار عملکرد اغلب فرآيندها و استمرار سنجش و اختصاصی بودن داده ها برای فرآيند مربوطه تعداد 30-20 داده برای سنجش عملکرد فرآيندها کافی است.

3- داده ها چه زمانی جمع آوری خواهد شد.

4- داده ها چگونه جمع آوری خواهد شد.

5- داده ها چگونه جمع آوری خواهد شد.

6- داده ها را چه کسی جمع آوری خواهد نمود.

7- داده ها چگونه تحلیل خواهد شد.

انتخاب مورد سنجش

اولین قدم در توصیف عملکرد یک فرآيند انتخاب مورد سنجش می باشد که در تعیین آن توجه به خصوصیات زیر ضروری بنظر می رسد:

مرتبط با فرآيند باشند.

قابل سنجش باشند.

عینی باشند.

ارتقا را حتی الامکان بطور مستقیم اندازه گیری کند.

نه تنها به کشف مشکل بلکه به ارائه راه حل نیز کمک نمایند.

قابلیت اعتماد بالایی داشته باشند. (پایایی)

ابزار مورد استفاده طوری باشد که در دفعات مختلف نتایج یکسانی بدهد.

قابلیت اعتبار بالایی داشته باشند. (روایی)

ابزار مورد استفاده بتواند واقعیت را اندازه گیرد.

اختصاصي باشند.

عملکرد هر فرآيند اثرات متفاوتی را در طول زمان بوجود می آورد که در نتایج حاصله در دراز مدت عوامل گوناگون دیگری نیز دخیل هستند. مورد سنجش تا حد امکان باید از نتایج مختص فرآيند مربوطه انتخاب شوند.

حساسیت بیشتری در تشخیص مشکلات داشته باشند.

اندازه گیری بیشتری در تشخیص مشکلات داشته باشند.

مورد سنجش باید طوری انتخاب شود که بتوان فرآيند پیشگیری از خطاها را ایجاد نمود.

حفظ عملکرد درست فرآيندها و دستاوردهای ارتقا بدون سنجش منظم آنها امکان پذیر نبوده و پایش عملکرد فرآيند در زمانهای منظم به پایدار نمودن فرآيند و مطاقبت دادن آن با استانداردها کمکی نماید و به پیشگیری از خطاها و نواقصات احتمالی منجر می شود. پایش محدود به دروندادها و پروسه و بروندادها بوده و درست انجام یافتن کارها را نشان می دهد. باید توجه نمود که در سطح مختلف سنجشهای انتخاب شده و فواصل زمانی تعیین شده در برنامه پایش متفاوت خواهد بود. با توجه به نادرست بودن تصمیم گیریها براساس برآوردهای نقطه ای در طراحی برنامه پایش زمان کافی برای جمع آوری داده ها در طول زمان در نظر بگیرید تا بتوانید نوسانات و منشا آنها را بشناسید. در تعیین وضعیت موجود عملکرد فرآيند به جای استفاده از بر آورد نقطه ای از براورد فاصله ای اسفاده نمایید و در واقع یک فاصله مناسب را برای عملکرد پایه در نظر بگیرید نه یک نقطه خاص را. برای اجتناب از مشکلات احتمالی درتفسیر نتایج حاصل از پایش توصیه می گردد از نمودارهای کنترل پایه برای سنجش کلیدی و یا شاخصهای تعیین شده رسم گردیده و در فواصل زمانی مشخص شده با سنجش کلیدی و یا شاخصهای تعیین شده رسم گردیده و  در فواصل زمانی مشخص شده با سنجش کلیدی و یا شاخصهای تعیین شده  رسم گردیده و در فواصل زمانی مشخص شده با جمع آوری داده های طولی و انتقال داده ها در روی نمودار آنها را با وضعیت پایه مقایسه نمایید.

پایش عملکرد فرآيندها طبق برنامه تنظیم شده در طول سال انجام می گیرد.

نتایج به دست آمده از سنجش ممکن است یکی از شرایط زیر را داشته باشد:

1- عملکرد فرآيند  در محدوده پیش بینی شده قرار دارد. در این صورت باید در زمان مناسب دیگری فرآيند را پایش نمود.

2- فرآيند پایدار بوره ولی عملکرد فرآيند خوب نبوده و یا نوسانات افزایش یافته است. در این صورت اطلاعات را برای استفاده در برنامه ریزی دوره بعد آماده نمایید.

3- فرآيند پایدار شده است. در این صورت با شناسایی نوسان خاص و برطرف نمودن آن فرآيند را پایدار نمایید.